Чтобы система документооборота обслуживала весь управленческий персонал предприятия, в ней наряду с карточкой документа должен появиться файл с его электронной версией. Только в этом случае в технологический контур системы документооборота включаются специалисты и руководители, работающие с документами. Система электронного документооборота знаменует конец эпохи разделения делопроизводственных функций и функций по содержательной работе с документами и интеграцию их в рамках одной системы, охватывающей весь управленческий персонал предприятия.
Система электронного документооборота позволяет существенно расширить и модифицировать рамки традиционного делопроизводства. Рассмотрим наиболее значимые аспекты.
Поддержка полного жизненного цикла документа. При традиционном делопроизводстве регулируется только работа с готовыми официальными документами с момента их регистрации и до передачи на архивное хранение.
Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов. При этом даже один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому система электронного документооборота должна обеспечивать управление как электронными, так и бумажными документами.
Корпоративный документооборот в системе территориально распределенных предприятий. Традиционное делопроизводство предполагает (в силу естественных технологических ограничений), что в каждом автономном подразделении, например в самостоятельном филиале предприятия, учет и контроль документов ведутся автономно. Это означает, в частности, что документ, отправленный из головного предприятия в филиал, адресуется не конкретным исполнителям, а филиалу в целом, а при получении он вновь регистрируется и затем направляется на исполнение.
Современные сетевые технологии позволяют включить все структуры предприятия в единый контур электронного документооборота. Однако понятно, что полностью централизованное управление крупной корпоративной структурой неэффективно. Следует создать новую концепцию корпоративного документооборота, сочетающего в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.
В заключение следует отметить, что благодаря применению полноценной системы электронного документооборота:
повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети;
решения принимаются более обоснованные, поскольку при подготовке решений руководители располагают полной и достоверной управленческой информацией;
руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия;
экономятся значительные материальные и временные ресурсы на изготовление, размножение и перемещение бумажных документов;
снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов, поскольку основная часть рутинных процедур по обработке электронных документов выполняется автоматически.
Сводные данные об использовании документов "1С:Бухгалтерии 8.0" для регистрации основных операций розничной торговли приведены в таблице 2.
Таблица 3.1
┌──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┐
│ Документ │ Периодичность │ Отражаемая операция │ Проводки │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│АТТ, учет товаров по продажной стоимости │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.11 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
│ │ │Доведение до продажной стоимо-│Дт. 41.11 - Кт. 42.01 │
│ │ │сти │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│ Ежедневно │Списание проданных товаров │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дажах │ │Отражение розничной выручки и│Дт. 90.02 - Кт. 41.11 │
│ │ │дохода от реализации │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Закрытие месяца │В конце месяца │Списание торговой наценки по│Дт. 90.02 - Кт. 42.01 │
│ │ │реализованным товарам │(сторно) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│АТТ, учет товаров по стоимости приобретения │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.02 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│ Ежедневно │Списание проданных товаров │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дажах │ │Отражение розничной выручки и│Дт. 90.02 - Кт. 41.02 │
│ │ │дохода от реализации │(по каждому товару) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│НТТ, учет товаров по продажной стоимости │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.12 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(на общую сумму) │
│ │ │Доведение до продажной стоимо-│Дт. 41.12 - Кт. 42.02 │
│ │ │сти │(на общую сумму) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Приходный кассовый ор-│Ежедневно │Прием розничной выручки │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дер │ │Списание проданных товаров │Дт. 90.02 - Кт. 41.12 │
│ │ │Доход от реализации │(на общую сумму) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Закрытие месяца │В конце месяца │Списание торговой наценки по│Дт. 90.02 - Кт. 42.02 │
│ │ │реализованным товарам │(сторно) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│НТТ, учет товаров по стоимости приобретения │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.02 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Приходный кассовый ор-│Ежедневно │Прием розничной выручки │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дер │ │Доход от реализации │ │
│ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Инвентаризация │В конце месяца │ - │ - │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│В конце месяца │Списание проданных товаров по│Дт. 90.02 - Кт. 41.02 │
│дажах │ │результатам инвентаризации │(по каждому товару) │
└──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Помимо хозяйственных операций, отраженных в таблице 3.1, "1С:Бухгалтерия 8.0" позволяет зарегистрировать такие операции, как переоценка товаров в рознице (в случае изменения розничных цен решением руководства), перемещение товаров между местами хранения (в том числе возврат товара из торговой точки на оптовый склад); возврат товар поставщику и т.п.
Таким образом, редакция 1.5 конфигурации "Бухгалтерия предприятия" позволяет автоматизировать учет в организациях розничной торговли для самых разнообразных учетных схем. Предполагается, что в 2006 году новая методика учета товаров в розничной торговле в ценах продажи будет реализована в программе "1С:Управление торговлей 8.0".
|
обратная связь
