Организация бюджетного бухгалтерского учета

В Учетной политике Интернат утверждены:
- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации;
- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
- методы оценки активов и обязательств;
- порядок контроля над хозяйственными операциями;  и др.
Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. Для ведения автоматизированного учета деятельности учреждения в Интернат используется лицензионное программное обеспечение «Парус-Бюджет 7»
Все операции, проводимые учреждением, оформляются первичными документами. Для ведения бюджетного учета в учреждении применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:
Журнал операций № 1 по счету "Касса";
Журнал операций № 2 с безналичными денежными средствами;
Журнал операций № 3 расчетов с подотчетными лицами;
Журнал операций № 4расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал операций № 5 расчетов с дебиторами по доходам;
Журнал операций № 6расчетов по оплате труда;
Журнал операций № 7 по выбытию и перемещению нефинансовых    активов;
Журнал № 8 по прочим операциям;
Журнал операций № 9 по лимитам бюджетных обязательств
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.
Отражение операций при ведении бюджетного учета учреждением осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией № 25-н от 10.02.2006.
Номер счета Плана счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов. При формировании номера счета Плана счетов бюджетного учета используется следующая структура:
1 - 17 разряд - код классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов;
18 разряд - код вида деятельности:
бюджетная деятельность - 1;
приносящая доход деятельность - 2;
деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении, - 3;
Разряды 18 - 23 образуют Код счета бюджетного учета.
19 - 21 разряд - код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета;
22 - 23 разряд - код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;
24 - 26 разряд - код Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) (см приложение N  1).
Организация бюджетного бухгалтерского учета включает несколько направлений:
первичный учет и документооборот;
инвентаризация;
формы бухгалтерского учета;
формы организации учетно-вычислительных работ.
В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях и выполнение норм законодательства несут руководители организаций. Бухгалтерия чаще всего является структурным подразделением организации. Ведение бухгалтерского учета также может  передаваться на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации, например, аудиторской фирме, либо бухгалтеру-специалисту. Руководитель может вести бухгалтерский учет лично.
Функции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях выполняет самостоятельное структурное подразделение (бухгалтерия) либо централизованная бухгалтерия, возглавляемые главным бухгалтером.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение  учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
В его компетенцию входит утверждение (или согласование) должностных инструкций для работников бухгалтерии, подбор и расстановка материально ответственных лиц, которые принимаются и увольняются с работы с согласия главного бухгалтера.
Распределение служебных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок.
Структура бухгалтерии зависит от объема учетной работы и предусматривает иерархию подчиненности и взаимосвязь между бухгалтерами различных групп. Работники бухгалтерии обязаны соблюдать трудовую, служебную дисциплину и нести ответственность за различные искажения учетных данных.
В бухгалтериях создаются специализированные группы: финансовая, материальная, расчетов и т.д. В зависимости от объема работ из финансовой и материальной групп выделены: оперативно-финансовая, расчетных операций, основных средств, продуктов питания. В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. На эти группы возложено оформление всей первичной документации по бюджетному бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся в подотчете материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.
Структура бухгалтерии бюджетного учреждения Интернат представлена на рис. 2.
    Главный бухгалтер   

   

    Зам главного бухгалтера   
                           
Материаль-ная группа        Группа расчётов с персоналом по оплате труда        Группа
внебюджет-ных средств        Группа финансовая        Касса
                           
       


Группа
отчётности        Группа прочих операций        Группа валют-ных  операций        Группа расчёт-ных операций
   
Рис. 2. Схема бухгалтерии бюджетного учреждения Интернат

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).
Распоряжения главного бухгалтера в области оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для соответствующих должностных лиц учреждения, а при централизованном учете - для всех обслуживаемых учреждений.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по официальной форме. Документы произвольной формы (внутрихозяйственные) должны содержать обязательные реквизиты: наименование; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и измерители хозяйственной операции. Необходимо указать также наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, личные их подписи с расшифровкой.
Функциональные обязанности бухгалтерских служб показаны на рис. 3.
Обязанности работников бухгалтерии


Правильная организация бюджетного учета
Осуществление предварительного, текущего и последующего контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью хозяйственных операций
Контроль за экономичным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением
Начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам учреждений, стипендий учащимся учебных заведений
Учет доходов и расходов по операциям от деятельности, приносящей доход
Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет доходов и расходов
Участие в проведении инвентаризации активов и обязательств и выработка решений по регулированию ее результатов
Обобщение учетной информации в различных формах отчетности и ее представление
Контроль за сохранностью финансовых и нефинансовых активов в местах их хранения и эксплуатации
Обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдача их в архив в установленном порядке
Рис. 3. Обязанности бухгалтерии бюджетных учреждений

Форма бухгалтерского учета представляет определенную совокупность учетных регистров и технологические схемы процедур их ведения, отражающих комплекс задач по регистрации, хранению и обработке учетных данных. Иными словами, форма учета определяет связь между учетными регистрами, а также порядок действий с первичными данными.
Форма бухгалтерского учета предполагает реализацию принципов учета при оптимальных затратах труда, рассчитанных  на формирование учетной  информации, необходимой и достаточной для оптимального управления организацией.
Проверенные и принятые к учету данные первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и учитываются накопительным способом в журналах операций: по счету касса; с безналичными денежными средствами; расчетов с подотчетными лицами; поставщиками и подрядчиками; дебиторами по доходам; расчетов по оплате труда; операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и прочим операциям.
Журналы содержат постоянные реквизиты: дата (месяц), наименование учреждения, структурного подразделения, наименование и код по реестру получателей бюджетных средств (РПБС) главного распорядителя (распорядителя), единица измерения (ОКЕИ и ОКВ), т.е. содержание журналов операций в основном одинаково.
В журналах операций в обязательном порядке приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, остаток на начало отчетного периода, коды бухгалтерских счетов по дебету и кредиту, суммы оборотов, остаток (сальдо) по счету на конец отчетного периода.
Журнал операций по счету «Касса» применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании  отчета кассира.
Журнал операций с безналичными денежными средствами  является регистром учета движения средств на счетах, открытых учреждению в кредитных организациях; по движению денежных средств по аккредитивным счетам, а также для учета расчетов с органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета (органами казначейства) по средствам, поступающим в бюджет, и платежам из бюджета.
Учет движения денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату. Сумма переоценки учитывается как курсовая разница.
Учет денежных средств ведется на основании ежедневных выписок из счетов, открытых в органе казначейства или в учреждении Центрального банка Российской Федерации, либо в ином кредитном учреждении, с приложенными к ним первичными документами. Журнал ведется по каждому счету отдельно.
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами является учетным регистром, в котором совмещается аналитический учет с синтетическим.  Основанием записи в этом регистре являются авансовые  отчеты и  приходные и расходные кассовые ордера. Учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка  неиспользованного аванса.
Подотчетные суммы в иностранной валюте, пересчитываются и учитываются в валюте Российской Федерации.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками  формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками, предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Упомянутый регистр ведется на основании акцептованных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг и др.) по каждому  поставщику и подрядчику. В данном журнале также совмещается аналитический учет с учетом синтетическим.
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов, которое производится администраторами поступлений в бюджет, а также расчетам, предоставляемым органом казначейства, например, по аренде, продаже федерального имущества и др. 
Журнал операций расчетов по оплате труда составляется учреждениями и централизованными бухгалтериями на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами.
Свод ведомостей составляется отдельно по оплате труда за счет бюджетных средств и средств, полученных от иной деятельности, приносящей доход.
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного бухгалтерского учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных и непроизведенных активов, материальных запасов, а также для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации долгосрочных активов. Бухгалтерские проводки в журнале составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов  и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в  инвентарных карточках.
В Журнале по прочим операциям  учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не проходили по  названным выше журналам. В нем обязательно указывается  наименование документа, показателя и содержание операций.
В заключение необходимо отметить, что бухгалтерские проводки составляются и записываются в журналы операций по мере их документального оформления, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и исполнителем.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций переносятся в регистр синтетического учета «Главная книга» с учетом определенных особенностей (иначе образуется повторный счет).
Из журнала «Касса» в Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по получению наличных денежных средств с лицевого (бюджетного) счета бюджетных (внебюджетных) средств в  кассу  учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) денежных средств. Во избежание повторного счета указанные операции  учитываются отдельно в журнале операций с безналичными денежными средствами. Из журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу переносятся обороты по счетам, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые учтены в журнале операций по счету «Касса». По Журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками  в Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций   оплаты счетов, так как данные операции  уже отражены в журнале с безналичными денежными средствами.
В Главной книге учет ведется в хронологическом порядке записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.
В Главную книгу записываются суммы остатков на бухгалтерских счетах на начало бюджетного года и на начало отчетного периода по данным заключительного баланса за истекший год, обороты по дебету и кредиту по счетам за соответствующий период и с начала года нарастающим итогом, исходящие остатки, итоговые данные за соответствующий период, номера журналов операций. В справочной таблице приводятся суммы по журналам операций.
Затем подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. По всем счетам исчисляются дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего периода. При этом сумма оборотов за период, а также сумма сальдо на начало следующего периода по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.
Учтенные в Главной книге сальдо на счетах являются основанием для составления бухгалтерского баланса и другой бухгалтерской отчетности.
Бюджетные учреждения ведут Главную книгу по месяцам отчетного года, а органы, осуществляющие кассовое обслуживание и организующие исполнение бюджетов – ежедневно.
При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами  казначейства учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, сортируются в хронологическом порядке и брошюруются в виде папки, дела. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку. На обложке необходимо указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в деле.
В случае пропажи или умышленного уничтожения первичных учетных документов и регистров бюджетного учета руководитель учреждения должен назначить комиссию для расследования причин такого события. При необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящее учреждение.
В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета  Письмом Минфина России от 1. 02. 2006г. №02-14-10а/187 доведена периодичность, с которой необходимо обеспечить формирование информации на бумажных носителях  с целью обеспечения ее хранения.
Наиболее часто в Интернат применяются следующие первичные документы:
N 
п/п     Код формы     Наименование формы документа
1      0306001      Акт о приеме-передаче объекта основных средств
(кроме зданий, сооружений)
2      0306002      Акт о приеме-сдаче отремонтированных,
реконструированных, модернизированных объектов
основных средств
3      0306003      Акт о списании объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств)
4     0306032      Накладная на внутреннее перемещение объектов
основных средств
5    0315006      Требование-накладная
6     0345001      Путевой лист легкового автомобиля
7    0504210      Ведомость выдачи материальных ценностей на
нужды учреждения
8    0504230      Акт о списании материальных запасов
9      0504401      Расчетно-платежная ведомость
10     0504417      Карточка-справка
11      0504421      Табель учета использования рабочего времени и
расчета заработной платы
12    0504425      Записка-расчет об исчислении среднего заработка
при предоставлении отпуска, увольнении и других
случаях
13      0504822      Уведомление о лимитах бюджетных обязательств
14     0504833      Справка
15     0504835      Акт о результатах инвентаризации

Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (Код формы 0504822)
Составляется органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета (главным распорядителем, распорядителем), и направляется соответственно главному распорядителю (распорядителю, получателю) бюджетных средств.
В графе 1 указываются коды по Бюджетной классификации РФ лимитов бюджетных обязательств, которые должны быть идентичны кодам бюджетных ассигнований, предусмотренных в сводной бюджетной росписи по получателям бюджетных средств.
В графе 2 указываются объемы лимитов бюджетных обязательств, утверждаемые главному распорядителю (распорядителю), получателю на год с учетом внесенных изменений по состоянию на дату формирования уведомления о лимитах бюджетных обязательств.
В графе 3 указывается текущее изменение (уменьшение или увеличение) лимитов бюджетных обязательств относительно лимитов бюджетных обязательств, ранее доведенных главному распорядителю (распорядителю), получателю. В конце документа по графам 2 и 3 указываются итоговые объемы лимитов бюджетных обязательств.
Первый экземпляр уведомления о лимитах бюджетных обязательств остается в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета (распорядителя), второй экземпляр направляется соответствующему главному распорядителю (распорядителю, получателю).
При заполнении уведомления устанавливаются следующие контрольные соотношения: суммы изменения лимитов бюджетных обязательств, указанные в графе 3, не могут быть больше лимитов бюджетных обязательств, указанных в графе 2 в целом и по каждой отдельной строке.

Справка
(Код формы 0504833)
Документ предназначен для отражения совершаемых при исполнении бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. Кроме того, на основании указанной Справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе. При этом исправления записываются способом "Красное сторно" и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправлений. На основании Справки производятся записи в Журнал по прочим операциям.