Основная цель мероприятий: обеспечение взаимного приспособления и постепенного вхождения работников в социально-экономические и производственные условия, повышение эффективности их труда.
Банк Уралсиб процессом адаптации работника тесно связано с решением целого ряда организационных вопросов:
Выделение в службе управления персоналом соответствующего подразделения, которое должно заниматься всеми функциями процесса адаптации: его организацией, контролем за уровнем адаптированности работников, информированием о полученных результатах руководителей подразделений, в которых работают адаптанты, разработкой мероприятий по повышению удовлетворенности работников трудом в целом и отдельными сторонами производственной ситуации и т. д. Если организация небольшая, то эта работа должна быть поручена кадровику.
Работники, которые будут заниматься проблемой адаптации, должны быть профессионально подготовлены на специальных курсах, семинарах.
Развитие наставничества, т. е. прикрепление к молодому специалисту опытного сотрудника, положительно себя зарекомендовавшего. Раньше в отечественных организациях был накоплен большой положительный опыт по организации и проведению стажировок выпускников вузов, наставничеству. Необходима также специальная подготовка наставников. Сделать эту обязанность привлекательной для опытных работников могут надбавки за обучение учеников, размер которых может быть оговорен в Положении о наставничестве.
Проект мероприятий включает в себя разработку следующих документов:
- программа адаптации персонала;
- положение о наставничестве;
- должностную инструкцию специалиста по адаптации персонала;
- план и график внедрения проекта.
Программа адаптации новых сотрудников в Банке Уралсиб:
1. Общие положения.
1.1 Программа адаптации новых сотрудников» предназначена для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях организации.
1.2 Процедура адаптации направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа организации, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.
1.3 Данную программу должны знать и использовать в своей работе:
Руководитель Банка;
Руководители структурных подразделений;
Сотрудники организации, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
Сотрудники отдела кадров.
2. Программа адаптации
Программа адаптации новых сотрудников состоит из двух основных частей – общей и индивидуальной, и рассчитана на весь испытательный срок.
2.1 Общая часть предполагает формирование общего представления об организации, ее основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений организации и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы, условия труда и т.п.).
В зависимости от категории принимаемого работника, общая часть может быть более или менее полной. Проводится в течение первой недели работы сотрудника и состоит из 4-х этапов.
2.1.1. Вводное ориентационное собеседование.
Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений об организации, оказываемых ею услугах и особенностях трудовых отношений компании и работника. Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Возможно также его проведение в первый день работы.
Проводит собеседование начальник отдела кадров или сотрудник отдела по его поручению.
Для кандидатов, принимаемых на ключевые посты возможно проведение данного собеседования с директором.
Основные вопросы, затрагиваемые на ориентационном собеседовании:
Организация на рынке:
1. Основные виды деятельности, ситуация на рынке.
2. Общая оценка позиции организации на рынке, ближайшие и долгосрочные цели развития.
Организация изнутри:
3. История развития.
4. Основные подразделения и содержание их деятельности.
5. Руководство организации, разграничение полномочий, порядок выработки решений.
6. Внутренние связи организации.
7. Система материального и морального стимулирования.
8. Охрана труда и техника безопасности.
2.1.2. Личное ознакомление с организацией и его сотрудниками.
После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу подразделения и показ основных помещений.
В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению, а также сотрудник отдела кадров.
2.1.3. Ознакомление с рабочим местом. Общее ознакомление проводит непосредственный руководитель. Основные вопросы:
Рабочие обязанности и ответственность;
Детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
Разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом;
Нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;
Длительность рабочего дня и расписание;
Дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).
2.1.4. Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем.
Проводится непосредственным начальником сотрудника. Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.
2.2. Индивидуальная программа адаптации определяется непосредственным руководителем, может согласовываться с начальником отдела кадров.
Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью организации и оказываемыми услугами (для специалистов), более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности (профессии).
Индивидуальная программа адаптации рассчитана на период прохождения испытательного срока, фиксируется в Индивидуальном плане прохождения испытательного срока и делится на две части:
- вхождение в должность (профессию);
- работа в должности (профессии).
2.2.1. Вхождение в должность.
Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре.
2.2.3. Назначение наставника.
Для новых сотрудников с небольшим опытом работы в должности (или без опыта работы) назначается наставник, который планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока.
Наставник оценивает работу и передает отчет руководителю.
2.2.4. За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока в отдел кадров подается отчет руководителя с оценкой наставником и/или непосредственным руководителем проделанной работы и отзывом с предложениями по дальнейшей работе сотрудника.
2.2.5. За 7 рабочих дней до окончания испытательного срока все документы с заключением и рекомендациями начальника отдела кадров подаются для рассмотрения и принятия окончательного решения директору.
2.2.6. При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений.
2.2.7. В случае, если в ходе прохождения испытательного срока выявляется несоответствие сотрудника должности, непосредственный руководитель оформляет служебную записку о несоответствии сотрудника. Служебная записка согласовывается с начальником отдела кадров и визируется директором.
О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и не желании продолжать трудовые отношения сотруднику сообщается до даты истечения испытательного срока в письменной форме под роспись. После этого происходит процедура увольнения сотрудника.
Положение о наставничестве в Банке Уралсиб:
1. Общие положения
1.1. Целью настоящего положения является регулирование отношений по передаче квалифицированным Работником (наставником), имеющим опыт работы по данной должности (специальности, квалификации) профессиональных навыков, знаний и умений молодым специалистам.
1.2. Наставничество - профессиональное обучение молодого специалиста (вновь принятого Работника; Работника, переведенного на другую работу) путем закрепления его за квалифицированным специалистом (наставником), не освобожденным от основной работы, с целью овладения навыками, знаниями и умениями, необходимыми для выполнения поставленных производственных задач.
1.3. Настоящее положение распространяется на всех работников.
2. Источники финансирования оплаты наставничества
2.1. Источником финансирования надбавок за обучение и наставничество является фонд заработной платы.
3. Период наставничества
3.1. Срок обучения Работника наставником может составлять от 1 до 6 месяцев.
4. Оплата наставничества
4.1. Размер надбавки наставнику за обучение и наставничество определяется Положением об оплате труда.
5. Организационные основы наставничества
5.1. Наставником может быть Работник, имеющий высокий уровень теоретических и практических знаний и стаж работы по данной специальности не менее 3-х лет. Решение о назначении Работника наставником принимает его линейный руководитель.
5.2 Обучаемый(ые) Работник(и) закрепляется(ются) за наставником посредством оформления линейным руководителем служебной записки на обучение с указанием фамилии, имени, отчества и должностей наставника и обучаемого Работника, краткого перечня навыков, знаний и умений, которыми должен овладеть обучаемый Работник с помощью наставника, срока обучения.
5.3. За наставником может быть закреплено одновременно не более трех Работников.
5.4. Служебная записка подписывается наставником, обучаемым(и) Работником(ами), линейным руководителем и визируется генеральным директором. На основании служебной записки издается приказ о назначении наставника и закреплении за ним обучаемого Работника.
5.5. В процессе обучения наставник может быть заменен в случаях:
- увольнения наставника;
- перевода на другую работу обучаемого Работника или наставника;
- привлечения наставника к дисциплинарной ответственности;
В остальных случаях линейный руководитель представляет на утверждение генеральному директору новую служебную записку на обучение с заменой наставника.
6. Наставничество в период прохождения производственной практики учащимися средних специальных и высших учебных заведений
6.1. Решение о приеме учащихся средних специальных и высших учебных заведений для прохождения производственной практики принимает заместитель директора по общим вопросам.
6.2. Для прохождения производственной практики учащимися средних специальных и высших учебных заведений оформляется приказ, в котором назначается руководитель практики от организации, указываются данные об учащемся, сроки прохождения практики, структурное подразделение, в котором будет проходить производственная практика, размер надбавки руководителю практики за наставничество.
6.3. За наставником может быть закреплено одновременно не более трех учащихся.
6.4. Руководитель практики обязан:
- организовать и проконтролировать прохождение учащимся инструктажа по технике безопасности, использованию предоставленной информации и технических средств;
- сопровождать закрепленного за ним учащегося при посещении производственных объектов;
7. Контроль процесса наставничества
7.1. Необходимость обучения, его задачи и сроки определяет генеральный директор, который осуществляет контроль процесса обучения, имеет право продлить (но не более 6 месяцев) или сократить срок обучения, внести изменения в его программу, заменить наставника, дав указание линейному руководителю оформить новую служебную записку на обучение.
Для количественной оценки адаптированности работника может использоваться шкала удовлетворенности факторами производственной ситуации.
В опросный лист также включаются дополнительно те факторы производственной ситуации, влияние которых интересует отдел кадров (в зависимости от профессии, возраста и других показателей). На основании результатов анкет выявляются проблемные факторы, по которым проводится анализ и разрабатываются мероприятия в целом по организации или по конкретному подразделению. Компания должна постоянно отслеживать уровень и динамику удовлетворенности у сотрудников, для того чтобы иметь возможность воздействовать на мотивацию путем применения специальных технологий. Отслеживающими технологиями могут служить социально-психологические исследования.
Должностная инструкция специалиста по кадрам.
В штат отдела кадров необходимо ввести специалиста (или возложить соответствующие обязанности на одного из инспекторов ОК), отвечающего за организацию процесса адаптации. К такому специалисту должны иметь возможность обратиться как сами новички, так и их коллеги и непосредственные руководители, наставники с целью консультации по вопросам психофизиологической, социально-психологической, профессиональной, организационной адаптации вновь прибывшего сотрудника. Создание специализированной службы или распределение таких специалистов по подразделениям организации избыточно для масштабов организации. Среди функций по адаптации также необходимо указать проведение различных периодических обучающих и разъясняющих мероприятий, как среди новичков, так и для всего персонала.
Специалист по кадрам с дополнительными функциями по адаптации в Банке Уралсиб должен знать организационную структуру, технико-технологические особенности и потребности производства, корпоративные требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации.
Должен владеть основами психологии адаптации в коллективе, способностями внушения и убеждения в значимости адаптации, навыками распознавания скрытых проблем адаптации и причин их возникновения.
Должен уметь выявлять и разрешать конфликтные ситуации до наступления глубокого кризиса, исходом которого может стать увольнение работника, падение трудовой дисциплины, производительности труда; обнаруживать внутренние резервы быстрой и беспрепятственной адаптации новых работников в коллективе.
Должен периодически контролировать ход процессов адаптации в организации, проводить разъяснительную работу, консультации, лекции, «круглые столы», доносить информацию о необходимости мероприятий по адаптации до всех работников организации.
Типовая должностная инструкция специалиста по кадрам с функциями по управлению адаптацией персонала в Банке Уралсиб может выглядеть следующим образом:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ.
Общая часть
Отдел – отдел кадров
Работа в данной должности требует от работника:
Признаки закрепления в должности Требования
Образование высшее
Специальность психолог и/или специалист по труду
Минимальный рабочий стаж по специальности -
Цели:
Организация и текущее регулирование мероприятий по адаптации персонала
Консультирование работников и должностных лиц по проблемам адаптации.
Функции.
№ Перечень функций Периодичность и срок исполнения
1 Организация обучения руководителей подразделений по проблемам адаптации в течение срока внедрения проекта – ежемесячно;
в последующие годы – по мере необходимости, не реже 2 раз в год
2 Консультирование работников по социальным, экономическим, психологическим, правовым вопросам адаптации по мере необходимости – в индивидуальном и групповом порядке
3 Составление планов мероприятий по адаптации персонала ежегодно – в конце года на следующий календарный год
4 Составление отчета о результатах деятельности ежеквартально, чаще – по запросу руководителя организации или одного из подразделений
Взаимосвязи с другими подразделениями.
Выполнение должностных обязанностей предполагает обмен информацией со всеми подразделениями:
Получение Передача
Содержание информации Форма Срок и периоди-чность получения Содержание информации Форма Срок и периоди-чность передачи
1 2 3 4 5 6
1. Уведомление о наличии конфликтов или иных проблем в воплощении плановых мероприятий по адаптации служебная записка по мере необходимости 1. План мероприятий в рамках программы адаптации на год план мероприятий ежегодно – в начале года
2. Просьба о проведении обучения запрос по мере необходимости 2. Сведения об оптимизации процессов адаптации новых работников для подразделений рекомендации, методические материалы по мере необходимости
3. Сведения о текучести кадров и иных качественных и количественных показателях успешности адаптации отчет о текучести кадров по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал 3. Отчет о проделанной работе и результатах отчет по мере необходимости, но не реже 1 раза за квартал
4. Просьба о консультации от работника устная по мере необходимости 4. Ответы на вопросы работников устная/письменная по мере необходимости
Необходимо вести журнал учета обращений работников за консультацией, журнал мероприятий в рамках программы адаптации новых работников, персональные карточки работников, обращавшихся за консультациями или с жалобами с отражением в них результатов проделанной работы.
Права:
• Предлагать мероприятия в рамках программы адаптации персонала
• Инициировать рассмотрение руководством проблем адаптации
• Организовывать обучение кадров
• Перенимать опыт других организаций
• Разрабатывать и выдвигать на рассмотрение руководству методические материалы по проблемам адаптации, адресованные руководителям подразделений и организации, коллективу, отдельным работникам.
• Инициировать наложение дисциплинарных взысканий на работников или должностных лиц, препятствующих процессам адаптации нового персонала.
Ответственность:
• На данной должности существует ответственность за слабую работу, задержки в реализации установленных целей, неполное использование предоставленных прав.
• Работу оценивает непосредственный руководитель на основе данных о текучести кадров, количестве и содержательности проведенных мероприятий, отзывов обратившихся за консультацией работников.
Дополнения и изменения:
№ п/п Изменяемый пункт должностной инструкции Новая редакция Дата изменения Утверждаю
Должностную инструкцию составил: ___________________________
Должностную инструкцию утвердил:____________________________
«____»____________200_ г.
План и график внедрения проекта.
Проект может быть внедрен в течение года. Это время потребуется на создание службы адаптации (привлечение специалиста или наделение одного из инспекторов отдела кадров соответствующими функциями); на создание у работников положительного образа и позитивных ожиданий от внедрения системы адаптации; выбор наставников и их инструктирование; создание программы мероприятий по адаптации и наглядной информации в этой сфере.
Таблица 16
График внедрения проекта в 2009 г.
Месяц Мероприятие
январь подбор специалиста по адаптации, утверждение программы адаптации, положения о наставничестве и должностной инструкции специалиста
февраль организация наставничества, обучение наставников
март разъяснительная работа в организации,
четкое формулирование и разъяснение коллективу целей организации, как долгосрочных, так и текущих,
инструктирование работников,
исследование социально-психологического климата,
опрос работников на предмет их готовности к внедрению системы адаптации
апрель
май
июнь
июль
август
сентябрь
октябрь
ноябрь
декабрь
|
обратная связь
