Процесс планирования расходов на персонал имеет несколько этапов (рис. 1) .
1-й этап. Руководитель каждого подразделения - места возникновения затрат - анализирует следующие показатели по затратам на рабочую силу за текущий год:
- годовой бюджет;
- фактические затраты за прошлый год;
- плановые затраты на текущий год;
- фактические затраты на текущий год;
- отклонения (в процентах).
Кроме того, он анализирует затраты по их видам, т.е. прослеживает каждую бухгалтерскую проводку исходя из имеющихся данных, а также учитывая прогнозы на следующий год (прогнозное влияние внешних и внутриорганизационных факторов). В результате определяется чисто математический прогноз бюджета затрат на следующий год, скорректированный по отдельным видам затрат с учетом места их возникновения.
2-й этап. Результаты планирования, произведенного руководителями, ответственными за затраты по местам их возникновения, анализируются и корректируются на уровне руководителя службы управления персоналом, учитывается мнение руководителей смежных отделов управления организацией .
3-й этап. Результаты планирования и анализа предоставляются высшему руководству организации для принятия окончательного решения и утверждаются с соответствующими изменениями и дополнениями.
4-й этап. Одобренный бюджет, распределенный по конкретным местам возникновения затрат (его статьи соответствуют отдельным видам затрат), предоставляется в распоряжение ответственным за затраты по местам их возникновения. Задаваемые этим бюджетом рамки затрат, в принципе, остаются стабильными в течение года, если, конечно, высшее руководство на основании непредвиденных экономических изменений не примет иного решения. Если в течение года выясняется недостаток средств по какой-либо статье затрат, то руководителю службы управления персоналом необходимо представить запрос на превышение расходов. Компенсировать превышение бюджета по одному виду затрат за счет сокращения другого вида затрат не рекомендуется.
Механизм планирования расходов на персонал включает следующий алгоритм :
1. Формирование общего бюджета расходов на персонал. Бюджет - прогнозный расчет, главная его цель - как можно более точно определить будущие штатные расходы. Бюджетные расходы на рабочую силу содержат все предполагаемые расходы на выполнение функций управления персоналом. Задачи бюджета заключаются в координации, мотивации и контроле.
Общий бюджет расходов на персонал устанавливается в зависимости от требований конкуренции, рыночных условий, на основе анализа бюджетов предыдущих периодов и изменения рыночной конъюнктуры.
Исходным пунктом при разработке бюджетов расходов на рабочую силу является будущий качественный и количественный состав персонала в организации (планируются прямые расходы). На величину прямых расходов влияют также изменения в кадровой структуре, повышение заработной платы, изменение законодательства и т.п. Расчет прямых расходов на рабочую силу осуществляется раздельно для различных квалификационных групп.
2. Формирование локальных бюджетов расходов на персонал (бюджетов подразделений). Определяются на местах, затем утверждаются руководителями. Устанавливаются на основе анализа предыдущего периода, прогнозов будущего периода, а также с учетом новых проектов, ранее не использовавшихся для данного подразделения. В проектах описываются предложения по осуществлению дополнительных расходов на рабочую силу с расчетом необходимых для его осуществления затрат и предполагаемого получаемого эффекта (дополнительной прибыли) . Эти проекты могут быть предложены не только руководителями подразделений, но и любым из сотрудников подразделения, предоставившим достаточно серьезное обоснование своего предложения. Также производится анализ выполнения предыдущих проектов, расчет их экономической и социальной эффективности.
3. Анализ соответствия суммы локальных бюджетов общему. На основе анализа затраты уменьшаются в планируемом периоде, иначе в дальнейшем обнаружится увеличение затрат, следовательно, и дефицит средств .
4. Осуществляется перераспределение затрат между подразделениями. При этом учитывается эффективность деятельности в целом подразделения, прибыльность и другие экономические показатели, а также экономическая эффективность предыдущих расходов на персонал (прибыльность, социальный, экономический эффект). На основе этого для одних отделов бюджет сокращается, а другим выделяется в полном объеме.
5. Оптимизация локальных бюджетов.
6. Анализ структуры бюджета (удельный вес расходов на новые проекты в общей сумме расходов). Новые проекты рассматриваются индивидуально. Особенный упор делается на экономический и социальный эффект. Его необходимость и целесообразность оценивается специально созданной комиссией. Таким образом, успешным подразделениям предоставляется значительная степень свободы.
7. Определение предельного минимума расходов на персонал. Определяется уровень социального обеспечения и денежного содержания работников, необходимый для успешного функционирования организации и более эффективного использования трудового потенциала работников.
8. Организация учета расходов на персонал. Ежемесячно каждое подразделение должно вносить информацию о расходах в специальный формуляр учета затрат по местам возникновения (табл. 1). Задача руководства состоит в том, чтобы обеспечить соблюдение плана затрат и не превысить бюджет. Следовательно, необходимо таким образом организовать учет затрат, чтобы данные первичного учета расходов на персонал не оседали в бухгалтерии или на местах, а использовались для дальнейшего анализа и прогноза будущих затрат ответственным сотрудником .
Таблица 1. Формуляр учета расходов по местам возникновения
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Место возникновения Перечень издержек производства/ Месяц: ___________ │
│ затрат: ___________ сравнение плановых показателей Дата: ____________ │
│ с фактическими │
├───────────────┬───────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬──────────┬──────────┤
│ Вид издержек │Годовой│Общие │Факт. │Факт. │Плановые│Отклонения│Отклонения│
│ │бюджет │факт. │издержки│издержки │издержки│План/Факт │в % всего │
│ │ │издержки│базового│планового│ │ │ │
│ │ │ │периода │периода │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Оплата труда │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Дополнительные │ │ │ │ │ │ │ │
│расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│по оплате труда│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│на персонал │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│по техническому│ │ │ │ │ │ │ │
│обслуживанию │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Транспортные │ │ │ │ │ │ │ │
│расходы │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│на деловые │ │ │ │ │ │ │ │
│обеды │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Амортизационные│ │ │ │ │ │ │ │
│отчисления │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│на информацию │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│на содержание │ │ │ │ │ │ │ │
│помещений │ │ │ │ │ │ │ │
│и аренду │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Расходы │ │ │ │ │ │ │ │
│на рекламу │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Другие статьи │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────┼───────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│Общие расходы │ │ │ │ │ │ │ │
└───────────────┴───────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┘
9. Сравнительный анализ с показателями конкурентов. Для анализа предлагается использовать соотношение расходов на персонал и прибыли.
10. Корректировка бюджета расходов на персонал.
Калькуляция расходов на персонал
В процессе исполнения функций по управлению персоналом калькулируются следующие расходы на персонал, представленные в табл. 2.
Таблица 2. Калькуляция расходов по функциям кадровой службы
N Кадровая функция % от прямых
расходов
на персонал
1. Определение потребности в кадрах: затраты на функцию
зависят от количества сотрудников, осуществляющих эту
функцию, качество выполнения функции 2
2. Привлечение персонала: затраты на кадровую рекламу в СМИ
(газеты "Из рук в руки", "Работа для Вас"),
рекрутинговые агентства, расходы на процедуру отбора
кадров (психологические тесты, собеседования), расходы
на транспорт (поездки, переезды), расходы на проведение
мероприятий по повышению заинтересованности кадров.
Общая стоимость затрат на наем персонала зависит
от числа и квалификации привлекаемых лиц, осуществляющих
данную функцию. При этом необходимо учитывать статистику
движения кадров (динамику, сальдо движения) 8
3. Развитие кадров (затраты на переобучение, повышение
квалификации, затраты на ротацию кадров):
- расходы вне предприятия (оплачиваемые курсы, услуги
школы менеджеров "Арсенал", транспортные расходы)
- расходы на внутрифирменные мероприятия (гонорары
и оплата труда для референтов)
- расходы на развитие учебной базы
- расходы на учебный материал
- расходы на спецпрограммы ввода работника в строй
(тренировочные программы, расходы на производственное
обучение) 15
4. Использование и стимулирование производительности
персонала:
- оснащение рабочего места
- затраты на адаптацию кадров; затраты, вызванные
болезнью сотрудников, текучестью кадров
- расходы на вознаграждение за рационализаторские
предложения
- расходы на текучесть рабочей силы 20
5. Высвобождение кадров (outplacement):
- компенсационные выплаты
- удовлетворение прав на отпуск
- расходы на консультирование, связанное с потерей
рабочего места 5
6. Кадрово-информационное хозяйство:
- расходы на информацию
- внутреннее информирование (организация собраний,
внутрифирменная печать)
- информирование внешних служб 1
7. Прочие расходы 14
Итого 65
Расчет расходов на персонал по местам возникновения очень важен, так как таким образом возможно получение достоверной информации о расходах на персонал, которая отражает количественно распределение затрат по различным структурным единицам, эффективность осуществляемых затрат в различных структурных подразделениях.
Для удобства анализа расходов по местам возникновения предлагается формуляр, представленный в табл. 2, где отражаются статьи затрат, возникающих в подразделении. Каждый отдел заполняет свою форму.
Одним из средств управления затратами на персонал является сравнительный анализ, позволяющий сопоставить показатели по данному предприятию с показателями конкурентов (табл. 3).
Таблица 3. Показатели, используемые при планировании расходов на персонал
Показатель Формула расчета
1. Показатели
для сравнительного
анализа с конкурентами Затраты на персонал/Объем продаж
Затраты на персонал/Прибыль
Затраты на персонал/Производственные расходы
Основные расходы на заработную плату/
Дополнительные расходы на заработную плату
2. Квоты
2.1. Квоты различных
категорий персонала Численность данной категории/Общее число
работников
2.2. Потребность
в замене Средняя численность работников/Средний стаж
работы на предприятии
2.3. Квота замены (Потребность в замене/Средняя численность
работников) x 100
3. Статистика движения кадров
3.1. Коэффициент
интенсивности оборота
по приему Число принятых/Средняя численность работников
3.2. Коэффициент
оборота по выбытию
(коэффициент текучести) Число уволенных/Средняя численность работников
3.3. Коэффициент
замещения (Число принятых - Число уволенных)/Средняя
численность работников
3.4. Коэффициент
постоянства кадров Численность постоянных сотрудников/Численность
на конец периода
4. Статистика рабочего времени
4.1. Фактически отработанное рабочее
время Плановое рабочее время - невыходы на работу +
сверхурочное время
4.2. Коэффициент
эффективности использования времени Реальное рабочее время/Плановое рабочее время
100
5. Структура общих расходов на кадры
5.1. Доля основной
заработной платы Оплата труда/Общие расходы на персонал
5.2. Доля побочных
расходов Побочные расходы/Общие расходы на персонал
5.3. Доля обязательных
выплат по закону Расходы на персонал по законам и коллективным
договорам/Общие расходы на персонал
5.4. Доля добровольных
выплат Добровольные выплаты/Общие расходы на персонал
6. Отношение расходов
на персонал к данным
по производительности
труда Расходы на персонал/Оборот
Расходы на персонал/Объем производства
Расходы на персонал/Общая производительность
Расходы на персонал/Отработанное время в часах
Такими показателями могут быть:
- соотношение расходов на персонал и объема продаж;
- соотношение расходов на персонал и прибыли;
- соотношение расходов на персонал и производственных расходов;
- соотношение основных и дополнительных расходов на заработную плату.
Такие показатели позволяют сделать выводы о продуктивности предприятия в целом и об отдельных факторах, влияющих на конкурентоспособность. Необходимость принимать меры в отношении расходов на персонал существует всегда, когда становится известно, что другие предприятия работают более рентабельно.
В конечном итоге результатом от снижения расходов на персонал должно быть повышение эффективности производства. Элементы кадровой статистики используются при расчете показателей по составу коллектива. Рассчитываются :
1. Квоты:
4) Графическая возрастная структура.
2. Статистика движения кадров (количество и динамика приходов и уходов, сальдо движения).
3. Текучесть рабочей силы (на нормативном уровне текучесть должна быть 7 - 8%).
4. Статистика рабочего времени (фактически отработанное рабочее время = плановое рабочее время - невыходы на работу + сверхурочное время).
Рассчитывается коэффициент эффективности использования времени:
A = реальное рабочее время/плановое раб. время x 100.
5. Статистика вознаграждений за труд.
Структура общих расходов на персонал:
1) Доля осн. 3П = оплата труда/общие расходы на персонал;
2) Доля переменной части оплаты труда = переменная часть ОТ/общие расходы на персонал;
3) Доля обязательных выплат по закону = расходы на персонал по законам и колдоговорам/общие расходы на персонал;
4) Доля добровольных выплат = добровольные выплаты/общие расходы на персонал.
6. Структура расходов для различных групп работников, различных подразделений.
Отношение расходов на персонал к данным по производительности труда:
Расходы на персонал/оборот;
Расходы на персонал/объем производства;
Расходы на персонал/общая производительность;
Расходы на персонал/отработанное время в часах. |
обратная связь
