При осуществлении наличных денежных расчетов с применением контрольно-кассовой техники (далее ККТ) торговые организации обязаны выдавать кассовый чек, то есть первичный учетный документ, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт.
Чек ККМ содержит следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН организации-налогоплательщика;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима;
- другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ.
При необходимости организации могут вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций). При этом все реквизиты унифицированных форм должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).
При вводе в эксплуатацию новой ККТ оформляется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1, далее акт по форме N КМ-1).
Акт по форме N КМ-1 также применяется при проведении инвентаризации. Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной приказом руководителя. В состав комиссии входят: представитель контролирующего органа (налоговой инспекции), главный бухгалтер, старший кассир, кассир организации. В комиссию может быть включен специалист центра технического обслуживания. В акте фиксируются показания контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков. Один экземпляр акта передается в организацию, обслуживающую и контролирующую ККМ, второй остается в данной организации. Таким образом, при вводе ККМ в эксплуатацию организация или индивидуальный предприниматель должны иметь три документа:
- паспорт на ККТ;
- акт по форме N КМ-1;
- карточку регистрации ККТ.
Оформление акта по форме N КМ-1 (Приложение 7).
При передаче ККМ в ремонт и возврате из ремонта оформляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2) (далее акт по форме N КМ-2).
Акт по форме N КМ-2 составляется в одном экземпляре и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания. Акт и накладная, оформленная на передачу техники в центр технического обслуживания для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. О передаче ККМ в ремонт делаются отметки в конце записей за рабочий день в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4). Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться только по согласованию с налоговой инспекцией с обязательным участием ее представителя.
Вместе с ККМ передается ее паспорт, в который вносится соответствующая запись. Ремонт ККМ производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух ККМ пломбируется. Записи о приемке работ по ремонту ККМ подтверждаются подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации.
Пример оформления фрагмента акта по форме N КМ-2 (Приложение 8).
Если покупатель оплатил товар, но еще не получил его и решил от него отказаться, то деньги ему возвращаются из кассы организации. На сумму возврата составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3) (далее акт по форме N КМ-3). Акт также составляется в случае ошибочно пробитых кассовых чеков.
Пример оформления фрагмента акта по форме N КМ-3.
Номер
по
по
рядку Наименование
отдела, секции Код
бригады Номер
чека Сумма
чека,
руб.
коп. Должность, фамилия,
и., о. лица,
разрешившего возврат
денег по чеку
1 2 3 4 5 6
1 Секция N 3 945 234,40 Директор Тишин А.В.
и т.д.
Итого 234,40
Выдано покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам
Двести
(по ошибочно пробитым чекам) согласно акту на сумму --------------
прописью
тридцать четыре 40
----------------------------------------------- руб. -------- коп.
На указанную сумму следует уменьшить выручку кассы.
Перечисленные возвращенные покупателями (клиентами) чеки (ошибочно
N 1
пробитые чеки) погашены и прилагаются к акту. Приложение --------.
Акт по форме № КМ-3 составляется в одном экземпляре членами комиссии. Погашенные чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться с документами за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями чекам уменьшается выручка кассы и вносится в журнал кассира-операциониста (графа 15). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.
На ККМ заводится Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4, далее журнал), который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить графу 6 журнала: показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены). Показания счетчика заверяются подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
Графа 5 "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика", заполняется только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии ее с учета или при передаче в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
В графе 15 журнала записывается итоговая сумма, выписанная по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта по форме N КМ-3, а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делаются записи в графах 9 и 10. Сумма денежной выручки (графа 10) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены). Эти записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и руководителя (уполномоченного лица) организации. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется его причина, а выявленные недостачи или излишки вносятся в соответствующие графы журнала.
Пример оформления фрагмента журнала по форме № КМ-4 (четные страницы).
Дата
(смена) Номер
отдела
(секции) Фамилия,
имя,
отчество
кассира Порядковый
номер конт-
рольного
счетчика
(отчета
фискальной
памяти) на
конец
рабочего
дня (смены) Показания Сумма
выручки
за
рабочий
день
(смену),
руб.
коп.
контрольного
счетчика
(отчета фис-
кальной па-
мяти), ре-
гистрирующе-
го количест-
во переводов
показаний
суммирующего
денежного
счетчика суммирующих денежных счетчиков
на начало рабочего дня
(смены) на конец
рабочего
дня
(смены)
сумма,
руб.
коп. подпись сумма,
руб.
коп.
кассира админи-
стратора
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
08.09.2008 1 Демина 15Z - 278 340-00 Демина Иванова 302 840-00 24 500-00
и т.д.
Итого за день (смену) - x x
Пример оформления фрагмента журнала по форме N КМ-4 (нечетные страницы).
Сдано Сумма денег,
возвращенная
покупателям
(клиентам)
по неисполь-
зованным
кассовым
чекам,
руб. коп. Подпись на конец рабочего дня (смены)
наличными,
руб. коп. оплачено по
документам всего,
руб. коп. кассира.
Деньги и
оплаченные
счета сдал администратора
(старшего
кассира).
Показания
счетчиков
сняли. Деньги
принял руководителя
(старшего
кассира)
коли-
чест-
во сумма,
руб.
коп.
11 12 13 14 15 16 17 18
24 500-00 - - 24 500-00 2 Демина - Иванова
и т.д.
- - - - -
При установке ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта вместо журнала кассира-операциониста ведется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5).
Журнал по форме N КМ-5 применяется для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ и является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся по окончании рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др.
Справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Кассир составляет справку-отчет в одном экземпляре ежедневно в конце рабочего дня (смены), подписывает ее и вместе с выручкой сдает по приходному ордеру старшему кассиру или руководителю организации.
В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Эти суммы подтверждает своей подписью заведующий отделом. Прием и оприходование денег по кассе в справке-отчете подтверждают подписями старший кассир и руководитель организации.
Пример оформления фрагмента справки-отчета по форме N КМ-6.
Поряд-
ковый
номер
конт-
роль-
ного
счет-
чика
(отчета
фис-
кальной
памяти)
на
конец
рабо-
чего
дня
(смены) Номер Показания Сумма, руб. коп. Заведующий отделом
(секцией)
от-
дела сек-
ции контроль-
ного счет-
чика (от-
чета фис-
кальной
памяти),
регистри-
рующего
количество
переводов
суммирую-
щих счет-
чиков на
нули суммирующего
денежного
счетчика выруч-
ки за
рабочий
день
(смену)
по счет-
чику денег,
возвра-
щенная
покупа-
телям
(клиен-
там) по
неис-
пользо-
ванным
кассо-
вым
чекам
фамилия,
и., о. подпись
на на-
чало
рабочего
дня
(смены) на конец
рабочего
дня
(смены)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
145Z 1 1 15 400,50 6 750,30 22 150,80 15 400,50 - Лукина В.А. Лукина
и т.д.
Итого 15 400,50 -
Пятнадцать тысяч четыреста
Итого выручка в сумме --------------------------------------------
прописью
50
_______________________________________________ руб. -------- коп.
Принята и оприходована по кассе,
по приходному кассовому ордеру N _____ от "__" _________ ____ г.
Сдана в банк _____________________________________________________
банковские реквизиты
______________________________________ "__" _________ ____ г.
Справка-отчет по форме N КМ-6 служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).
Сводный отчет по форме N КМ-7 составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. На основе показаний счетчиков на начало и на конец работы по каждой ККМ в данной форме рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам по форме N КМ-3 указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8) применяется в случаях невозможности устранения неисправностей силами кассира организации и при проведении специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей ККМ, устранения мелких неисправностей.
Журнал ведется специалистом центра технического обслуживания, который делает записи о проведенных работах. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части ККМ делается соответствующая запись и указывается руководству организации на необходимость направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ. Журнал находится у руководителя организации или его заместителя.
Пример оформления фрагмента сводного отчета по форме N КМ-7.
┌─────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Номер │Поряд- │ Показания │Выручка │ В том числе по отделам (секциям) │
├─────┬───────────────┤ковый ├─────────┬──────────────────┤соглас- ├─────────────────────┬───────────────┬───────────────┤
│кассы│ контрольно- │номер │контроль-│ суммирующих │но пока- │ отдел (секция) │отдел (секция) │отдел (секция) │
│ │ кассовой │конт- │ного │ денежных │заниям │ ______________ │______________ │______________ │
│ │ машины │роль- │счетчика │ счетчиков │счетчи- ├─────────┬───────────┼────────┬──────┼────────┬──────┤
│ ├────────┬──────┤ного │(отчета ├────────┬─────────┤ка в │ выручка │Подтверж- │выручка │Подт- │выручка │Подт- │
│ │произ- │реги- │счет- │фискаль- │на на- │ на конец│сумме, │ в сумме,│даю. │в сумме,│верж- │в сумме,│верж- │
│ │водителя│стра- │чика │ной │чало │ рабочего│руб. │ руб. │Подпись │ руб. │даю. │ руб. │даю. │
│ │ │цион- │(от- │памяти) │рабочего│ дня │коп. │ коп. │заведующего│ коп. │Под- │ коп. │Под- │
│ │ │ный │чета │ │дня │ (смены) │ │ │отделом │ │пись │ │пись │
│ │ │ │фис- │ │(смены) │ │ │ │(секцией) │ │заве- │ │заве- │
│ │ │ │каль- │ │ │ │ │ │ │ │дующе-│ │дующе-│
│ │ │ │ной │ │ │ │ │ │ │ │го от-│ │го от-│
│ │ │ │памя- │ │ │ │ │ │ │ │делом │ │делом │
│ │ │ │ти) на │ │ │ │ │ │ │ │(сек- │ │(сек- │
│ │ │ │конец │ │ │ │ │ │ │ │цией) │ │цией) │
│ │ │ │рабо- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │чего │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │дня │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │(смены)│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────┼────────┼──────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │
├─────┼────────┼──────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┤
│ 1 │00121246│1432/1│ 145Z │61 370,23│6 750,30│22 150,80│15 400,50│15 400,50│Лукина В.А.│ │ │ │ │
├─────┼────────┼──────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────┼────────┼──────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────┼────────┼──────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ и т.д. │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────┴────────┴──────┴───────┴─────────┴────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────┼────────┼──────┼────────┼──────┘
Итого │ │ │15 400,50│ x │ │ x │ │
└─────────┴─────────┴─────────┴───────────┴────────┴──────┴────────┘
Выдано покупателям (клиентам) по возвращенным ими чекам
Ноль
(ошибочно пробитым чекам) согласно акту в сумме ------------------
прописью
00
_________________________________________ руб. -------------- коп.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации, применяется Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9). Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.
Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.
Пример оформления фрагмента акта по форме N КМ-9 (Приложение 9).
Паспорт ККМ, журнал кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у руководителя организации, его заместителя или главного бухгалтера. Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов
с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение хранения этих документов несет руководитель торговой организации.
|
обратная связь
